在北京，使用普通地下室从事商业、文化娱乐业以及其他生产经营活动或者作为居住场所的，装饰装修及使用前应当向普通地下室所在地区县建设(房屋)行政主管部门办理备案。(来源:《北京市人民防空工程和普通地下室使用管理办法》

地下空间备案的流程如下：

1. 向地下室所在地区的住建委申请备案，提交以下材料：

- 使用人对使用用途、范围说明

- 产权登记证明或者租赁证明

- 规划文件或者规划部门对使用用途确认的文件

- 卫生主管部门检查合格证明或者通风系统和空调系统卫生检测合格证明（空气检测报告）

- 公安消防机构出具的消防检查合格证明（一消，二消文件）

- 进行结构改造的，提交房屋鉴定机构出具的房屋结构鉴定报告

- 普通地下室使用备案单位(人)承诺书

- 依法应当提交的其他文件

备案需要准备的材料包括：

1. 地下室空间设计图纸和规划文件；

2. 使用管理方案；

3. 符合要求的消防设施和设备。

备案要求：

- 地下空间必须符合使用条件，包括结构、消防、卫生等方面。

- 地下空间的用途必须符合规划用途，或者经过规划部门的确认。

- 地下空间必须经过卫生主管部门的检查合格，或者提供通风系统和空调系统卫生检测合格证明。

- 地下空间必须经过公安消防机构的消防检查合格。

- 如果进行了结构改造，必须提供房屋鉴定机构出具的房屋结构鉴定报告。

以上是北京市地下室空间备案的简要解析，希望对你有所帮助。地下空间备案是北京企业使用地下室空间的必要流程，它关乎到一个企业的和合法合规运营，希望企业能够认真对待。