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组织筹备一次庆典，如同进行生产和销售一样，先要对它作出一个总体的计划。商务人员如果受命完成这一任务，需要记住两大要点：其一，要体现出庆典的特色。其二，要安排好庆典的具体内容。
庆典活动是一种礼仪性活动，国家有关方面专门作出明文规定, 要严格控制, 认真执行申报制度。同时还要有精品意识, 典礼过多、过滥, 将会在一定程度上影响庆典活动的质量和效果。所以典礼活动的规模、形式还必须得和单位、项目情况大体相符合。
为了让活动更有效果，在活动流程中某个环节也是需要礼仪小姐给舞台讲话者递手麦、酒杯、奖品、引导上台演讲……等指引、领导作用。颁奖是企业重要的环节，一般颁奖的都是礼仪人员，在活动开场之前，把颁奖的理好，并在颁奖的时候按流程给到颁奖人员。