POS系统基本原理是先将商品资料创建于计算机文件内，透过计算机收银机联机架构，商品上之条码能透过收银设备上光学读取设备直接读入后（或由键盘直接输入代号）马上可以显示商品信息（单价，部门，折扣...）加速收银速度与正确性。每笔商品销售明细资料（售价，部门，时段，客层）自动记录下来，再由联机架构传回计算机。经由计算机计算处理即能生成各种销售统计分析信息当为经营管理依据。
按用户分类
1.对公POS机：对公取钱是在银行排队填资料取钱，费率高，与对公账户对应，办理手续复杂。
2.对私POS机：对私取钱可在自动取款机上取钱，费率低，与个人账户对应，办理手续简单。
根据国家税务总局、财政部、信息产业部、国家质量监督检查检疫总局联合下发的《关于推广税控收款机加强税源监控的通知》（国税发[2004]号）规定，凡是使用POS系统、MIS系统或者ERP系统进行企业管理、财务管理的大型零售商场、超市、大卖场以及大型连锁快餐业、鉴于其核算相对健全，并且系统建设投资不菲，不宜全部更换成税控收款机，况且税控收款机也无法替代进行企业管理、财务管理，因此，待相关国家标准出台后再实施税控改造。
OS外设有：
客显，分两种LED和VFD——是给顾客看的，显示所收金额，找零金额。
票据打印机——打印收款小票的打印机。有针式打印机和热敏打印机两种，针式打印机价格较高，价格在300~500元，低于300元的打印机不要买了，故障率很高。
刷卡器——刷磁卡的设备，主要用于会员积分与店内会员储值。
扫描设备——扫描商品条码的设备，从样式上分扫描枪和激光平台，建议使用扫描枪，扫描发射器分为红外线与激光两种，红外线叫CCD。
POS结算
通过POS系统结算时应通过下列步骤：
（1）地方易货代理或特约客户的易货出纳系统，将买方会员的购买或消费金额输入到POS终端。
（2）读卡器（POS机）读取广告易货卡上磁条的认证数据、买方会员号码（密码）。
（3）结算系统将所输入的数据送往中心的监管账户。
（4）广告易货出纳系统对处理的结算数据确认后，由买方会员签字。买卖会员及易货代理或特约商户各留一份收据存根，易货代理或特约商户将其收据存根邮寄到易货公司。
（5）易货公司确认买方已收到商品或媒体服务后，结算中心划拨易换额度。完成结算过程。