POS系统基本原理是先将商品资料创建于计算机文件内，透过计算机收银机联机架构，商品上之条码能透过收银设备上光学读取设备直接读入后（或由键盘直接输入代号）马上可以显示商品信息（单价，部门，折扣...）加速收银速度与正确性。每笔商品销售明细资料（售价，部门，时段，客层）自动记录下来，再由联机架构传回计算机。经由计算机计算处理即能生成各种销售统计分析信息当为经营管理依据。
POS机是通过读卡器读取银行卡上的持卡人磁条信息，由POS操作人员输入交易金额，持卡人输入个人识别信息（即密码），POS把这些信息通过银联中心，上送发卡银行系统，完成联机交易，给出成功与否的信息，并打印相应的票据。POS的应用实现了信用卡、借记卡等银行卡的联机消费，保证了交易的、快捷和准确，避免了手工查询黑名单和压单等繁杂劳动，提高了工作效率。
磁条卡模块的设计要求满足三磁道磁卡的需要，即此模块要能阅读1/2、2/3、1/2/3磁道的磁卡。
国内互联网创新型第三方支付企业，支付将电子签名应用与POS刷卡系统相融合，实现了绿色环保的无纸化POS收单服务。电子签名的应用不仅可以有效节省时间、资金和纸张，还有助于提升服务效率和提高客户满意度，带来业务流程的简化以及工作效率的提高。通过支付提供的电子签名应用，无需再上传小票，不仅避免了额外的工作量，也限度地规避了因小票丢失无法确认交易的真实性，以及无法为商户结算造成的损失。支付的电子签名背后都有一系列的数字“防伪”，可避免持卡人的签名被盗用或是篡改。
切勿忘记让持卡人在签购单上签字，若持卡人签名与卡背面预留姓名或卡正面姓名字母不一致，可向发卡行查询。对打印出的签购单上的交易类型需认真审查，以免将“消费”做成“预授权”，或将“退货”做成“消费”造成错帐。 退货交易可全额或部分退货，若退货不成功，切勿随意退现金或让持卡人将货拿走，可根据POS提示做相应处理或与银联维护人员联系。